25.07.2022

Wien: Office Manager and Communications Assistant // TU Wien

Die Technische Universität Wien ist Österreichs größte Forschungs- und Bildungseinrichtung im technisch- naturwissenschaftlichen Bereich und leistet seit mehr als 200 Jahren einen unverzichtbaren Beitrag zur Sicherung der internationalen Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft des Forschungsstandorts Österreich. Unter dem Motto "Technik für Menschen" betreiben an der TU Wien rund 26.000 Studierende und mehr als 4.000 Wissenschaftler_innen in diesem Sinne Forschung, Lehre und Innovation.

Im Fachbereich Communications ist eine Stelle als Office Manager and Communications Assistant (m_f), voraussichtlich ab September 2022 (20 Wochenstunden, unbefristet) mit folgendem Aufgabengebiet zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

  • Planung und Abwicklung von Finanzen, Rechnungen, Buchungen und Reporting (SAP); enger Kontakt zu den jeweiligen Partnerstellen der Fakultät und TU Wien (Quästur, Dekanat, Institute und Forschungsbereiche, etc.)
  • Planung und Abwicklung von Raumreservierungen und Organisation von Eventausstattung; enger Kontakt zur Abteilung Gebäude und Technik der TU Wien
  • Unterstützung bei Abwicklung unserer Veranstaltungen (Terminisierung, Reisen, Recherche, Fragen & Antworten, etc.)
  • Angebotseinholung, Bestellwesen, Abwicklung von Kooperationen mit Drittfirmen (Catering, Fotografie, Sonderausstattung, Reservierungen, etc.)
  • Bestellung von Grafik- & Drucksorten, Materialien & Ausstattung
  • Dokumentation und Datenpflege
  • Selbständige und eigenverantwortliche Abwicklung allgemeiner administrativer und organisatorischer Tätigkeiten
  • Mehr zu unserem Team, Ihren künftigen Aufgaben und Ihrer Bewerbung finden Sie unter https://informatics.tuwien.ac.at/jobs/2250

Ihr Profil:

  • Mehrjährige Berufserfahrung und Spaß an der Arbeit im Bereich Office Management und Administration
  • Freude an kreativen Lösungen immer neuer Herausforderungen
  • Versierter Umgang mit gängigen Softwaretools, die effektives und zielorientiertes Arbeiten ermöglichen
  • Kommunikationstalent und hervorragende Teamfähigkeit
  • Analytische Fähigkeiten, Innovationsfähigkeit
  • Genauer und eigenverantwortlicher Arbeitsstil
  • Verlässlichkeit und Diskretion
  • Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Erfahrungen im Universitätsbereich sowie Erfahrungen mit CRM-Systemen und Eventmanagement sind von Vorteil

Wir bieten:

  • Herausfordernde und abwechslungsreiche Tätigkeit im internationalen Umfeld an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Wirtschaft und Öffentlichkeit
  • Breites internes und externes Weiterbildungsangebot sowie flexible Arbeitsgestaltung
  • Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U4 Karlsplatz, U1 Taubstummengasse)
  • Zusatzleistungen für Mitarbeiter:innen finden Sie im Fringe-Benefit Katalog der TU Wien


Die TU Wien strebt eine Erhöhung des Frauenanteils insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines gleich qualifizierten Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Wir sind bemüht, Menschen mit Behinderung mit entsprechender Qualifikation einzustellen und fordern daher ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter.

Die Einstufung erfolgt in der Verwendungsgruppe IIB gemäß dem Kollektivvertrag der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 20 Wochenstunden EUR 1.041,40 brutto/Monat. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 11.08.2022.

Jetzt bewerben! https://jobs.tuwien.ac.at/Register/188967

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an: Carmen Keck | T: +43 1 588 01 406201